Stagiaire LnD - Initiatives Ad Hoc (H/F) - Abidjan

Médecins sans frontières est une organisation non gouvernementale  médicale humanitaire internationale fondée en 1971 . Elle porte assistance à des populations dont la vie ou la santé sont menacées, en cas de conflits armés, d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou d'exclusion des soins.
Description du poste
Le/la Stagiaire LnD Initiatives Ad hoc - LnD Intern Ad hoc Initiatives, travaille au sein du Abidjan Learning Center. Il/elle fait preuve de la réactivité nécessaire aux activités de développement et formation pour l’offre Initiatives Ad hoc.
Il/elle est responsable de la bonne organisation et coordination des tâches dont il/elle a la charge.
Il/elle reporte au LnD Team Leader et l’assiste dans la coordination des activités du Abidjan Learning Center.
Sous la responsabilité de la LnD Team Leader, le/la Stagiaire LnD initiatives Ad hoc est chargé(e) de :
Missions :

• Utiliser de façon adéquate les procédures, processus et outils mis en place, pour s’assurer de la conformité de l’approche utilisée et de la standardisation du service en matière de coordination des activités du Abidjan Learning Center.
• Effectuer des recherches pour les initiatives Ad hoc lorsque requis,
• Effectuer des achats pour les initiatives Ad hoc,
• collaborer avec les autres membres de l'équipe pour assurer une continuité des activités,
• Dans le cadre du planning et de l’organisation des sessions, communiquer avec :

1. Les employé(e)s localisé(e)s au bureau d’Abidjan pour initier l’activité et s’assurer de leur inscription et participation,
2. Les facilitateur(trice)s pour recueillir et partager les informations nécessaires,
3. Les hôtels partenaires pour planifier les activités et s’assurer du suivi du process communiqué (allocation des chambres, heures de pauses, déjeuners, mouvements à l’aéroport, Wifi, Sono, etc…),
4. L’équipe du bureau d’Abidjan pour les requis nécessaires pour la salle, le matériel, et autres,
5. Tous autres partenaires ou employé(e)s MSF spécifié(e)s dans le cadre de la procédure,

•  Organiser administrativement les sessions de développement et formations en lien avec les Initiatives Ad hoc
  • Effectue les demandes d’avances de fonds pour les achats nécessaires pour les activités du Abidjan Learning Center,
  • Pour les activités se déroulant au sein des locaux du bureau, communique les besoins en matériel, support et autres au bureau d’Abidjan,
  • Effectue les suivis nécessaires avec le bureau d’Abidjan pour les requis,
• Effectue les suivis avec le personnel localisé au bureau d’Abidjan pour motiver leur inscription et participation aux activités,
• Prépare les espaces / salles pour les activités,
• Tient à jour et communique les détails pratiques aux participant(e)s aux formations, de même qu’aux facilitateur(trice)s,
• Tient à jour le fichier de suivi de coordination et les dossiers,
• Tient à jour le fichier de stock,
• Organiser de façon pratique et effective la coordination des activités
• Sert de point focal pour l’organisation des activités,
• En charge de l’impression des documents liés aux initiatives ad hoc spécifiés par les facilitateur(trices)s (supports, Attestations etc.),
• Prépare les espaces / salles selon les requêtes des facilitateur(trice)s,
• Communique les sondages de satisfaction aux facilitateur(trice)s et les récupère pour l’entrée de données dans le template,
• Transmet les sondages par email aux participant(e)s connectés en ligne,
• Compile les sondages et archive les sondages papiers,
• Rédige la liste des « quotes » provenant des commentaires des sondages ou les emails des visiteurs du Abidjan Learning Center,
• Vérifie les présences avec la/le facilitateur(trice) point focal et actualise la liste de présence,
• Transmet les messages de clôture aux participant(e)s et facilitateur(trice)s,
• Clôture les demandes d’avances menées,
• Gérer les rdvs et la récupération des passeports des visiteurs à la DST du Abidjan Learning Center.