Responsable de Gestion des Procédures (H/F) - UFA MOKABI-DZANGA (Likouala)

Poste proposé : Responsable de Gestion des Procédures (H/F) - UFA MOKABI-DZANGA (Likouala)
Résumé du Poste : 
Le Responsable de Gestion des procédures (H/F) aura la responsabilité de superviser les modalités d’élaboration et de gestion des procédures et des instructions de travail à travers la mise en œuvre de la procédure de gestion documentaire tout en tenant compte du respect de la législation applicable en République du Congo et aux référentiels de certification PBNC et FSC. Il devra garantir la conformité des documents aux exigences normatives, internes et réglementaires, et s’assurer de leur appropriation par les utilisateurs, en coordination avec les Chefs de service.
 
Activités et missions principales 
 
Élaboration, révision, mise en œuvre et diffusion des procédures et instructions de travail :

• Être capable d’identifier un besoin, de concevoir une nouvelle procédure ou instruction de travail, ou de proposer l’actualisation d’une procédure/instruction existante ;
• Coordonner la rédaction, la mise à jour et la diffusion des politiques, procédures internes et instructions de travail, en collaboration avec les différents Chefs de services concernés ;
• Diffuser les procédures et instructions de travail aux employés identifiés ;
• Suivre le cycle de vie des documents (rédaction, validation, diffusion, archivage, actualisation) ;
• S'assurer de la diffusion et de l'application des procédures par l'ensemble des collaborateurs ;
• Participer à la formation et à la sensibilisation des employés aux politiques, procédures et instructions de travail.

Suivi de l'application des procédures :

• Participer aux audits internes réguliers pour vérifier la conformité des pratiques aux procédures établies ;
• Suivre et évaluer l’efficacité des procédures et instructions de travail permettant d’identifier les opportunités de leur amélioration ;
• Assurer le suivi de la mise en œuvre des actions correctives.

Gestion des Référentiels PBNC et FSC :

• Avoir une bonne connaissance des Référentiels PBNC et FSC ;
• Assurer la disponibilité, la lisibilité et la cohérence de toutes les procédures, modes opératoires, instructions et autres documents du système qualité ;
• Mettre à jour régulièrement le répertoire des procédures en lien avec les responsables opérationnels, au moins une fois par année ;
• Veiller à l’intégration des exigences normatives, réglementaires ou internes dans les documents qualité ;
• S’assurer de leur conformité avec les exigences internes, réglementaires et normatives (ex. : ISO, FSC, PbNC, etc.)
• Effectuer toute autre tâche confiée par le supérieur hiérarchique ;

Amélioration continue :

• Analyser les retours d'expérience et les indicateurs de performance pour identifier les axes d'amélioration des processus ;
• Proposer des améliorations aux procédures et instructions de travail, en collaboration avec les équipes concernées ;
• Participer à la mise en place de nouvelles procédures et instructions ;

Gestion documentaire :

• Classer les procédures et instructions de travail par processus en version physique, électronique et OneDrive ;
• Organiser et maintenir à jour la documentation qualité (procédures, instructions, formulaires, etc.) ;
• S'assurer de la traçabilité des documents et de leur accès par les personnes concernées ;

Communication :

• Communiquer efficacement avec les différents services et équipes sur les sujets liés à la qualité et aux procédures ;
• Rendre compte régulièrement de l'état de la qualité et des actions menées et du niveau de conformité du manuel des procédures ;

Animation Qualité :

• Organiser des revues périodiques du référentiel documentaire ;
• Participer aux audits internes et externes en fournissant les documents et les preuves de conformité ;
• Contribuer à la préparation des revues de direction et des rapports qualité ;
• Former les nouveaux collaborateurs à l’utilisation des outils qualité et à l’application des procédures ;

Soutien lié à la gestion documentaire et qualité :

• Participer à la digitalisation des processus qualité (formulaires numériques, workflow de validation, etc.) ;
• Assurer une organisation cohérente et structurée des documents dans la GED (gestion électronique des documents) ou tout autre système en place ;
• Être l’interface entre les équipes métiers et le support IT pour les outils liés à la qualité ;
• Proposer des améliorations continues des outils IT utilisés dans le suivi des procédures.

La liste des missions décrites dans ce document n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer.