Assistante Exécutive - Ouagadougou

Très disponible, elle adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail en fonction du Directeur Général. L’activité principale du poste d’Assistante exécutive consiste à gérer l’ensemble des flux administratifs entrants et sortant de la société de façon générale et plus singulièrement en lien avec le Directeur Général (DG) ; De les traiter, classer, archiver et mettre à disposition au besoin. A cette gestion administrative, s’ajoutent des taches plus spécifiques comme l’accueil des visiteurs, le standard téléphonique (renseignements et redirections des appels), l’organisation des agendas, la planification de réunions de travail ou des déplacements professionnels du DG et des autres employés.
Organisation de l’agenda du DG et accueil

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du DG (prise de RDV, courriers…)
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Accueillir physiquement les visiteurs
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…)
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation du DG

• Réceptionner et trier le courrier
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables du DG et vérifier la conformité des livraisons
• Assister souvent aux entretiens de recrutement pour compte rendu au DG

Communication

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…)
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de la société ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du DG)
• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
• Organiser des actions de communication en lien avec le Département des Ressources Humaines