Responsable des Contrats, Subventions et de la Logistique - Ouagadougou

Recruteur : IntraHealth/INSPiRE
Date de début de la prestation : le plutôt possible
Dossier de soumission : CV, Lettre de Motivation, copie légalisée du diplôme et certificats et attestations de travail
Date limite de dépôt : 15 novembre 2025
Nous sommes à la recherche d'un Responsable des Contrats, Subventions et de la Logistique.
Dans le respect des politiques et procédures établies, le Responsable des contrats, subventions et de la logistique aura pour rôle de fournir une assistance dans la gestion administrative des sous-contrats et de la logistique pour les besoins de mise en œuvre des projets et le fonctionnement optimal du bureau. Il/Elle devra assurer une exécution efficace et en temps opportun des tâches qui lui sont confiées conformément aux politiques et procédures d’IntraHealth et des bailleurs de fonds. 
Le Contrats, Grants et logistique Manager travaillera sous la supervision directe de la Directrice du bureau et collaborera étroitement avec le Responsable des finances et RH et les membres des équipes de projet.
Missions :

• Préparer le plan annuel d’approvisionnement du bureau conformément aux outils de IntraHealth International et au planning des projets.
• Initier et compléter les procédures et formalités de mise en œuvre du plan annuel d’approvisionnement notamment en exécutant toutes les opérations administratives et logistiques requises (réception et traitement dans les délais requis des requêtes pour l’acquisition de biens/services, préparation et suivi des achats des biens et services, préparation des spécifications, collecte des factures pros forma, préparation des projets de contrat, introduction des requêtes de paiements, etc.) en conformité avec le manuel de procédures et les politiques de IntraHealth.
• Préparer toutes les procédures préparatoires aux sous-accords avec les sous-bénéficiaires de financements du projet.
• Assurer le développement des sous-accords, des Conventions de partenariat (MOU), et le suivi des engagements financiers des partenaires gouvernementaux et autres sous-contractants, en veillant au respect des politiques et procédures et à la qualité des informations financières de ces partenaires sous-contrats.
• Assurer le suivi de l’exécution des sous-accords avec les pays, le suivi des performances et la production des livrables conformément aux plans d’actions budgétisés validés et aux chronogrammes et règlements convenus et signés.
• Assurer le suivi opérationnel des contrats (prestation de service, baux, sécurité) au moyen d’outils et dispositions appropriées et rendre compte périodiquement.
• Superviser la gestion du parc automobile, planifier et gérer les besoins déplacements administratifs et programmatique du personnel.
• Suivre régulièrement la fonctionnalité des installations, équipements et aménagements du bureau y compris les aspects de maintenance préventives et les réparations.
• Assister les employés expatriés et les membres de leur famille dans les procédures de déménagement et d’installation au Burkina Faso conformément aux dispositions nationales en vigueur.
• Réceptionner, contrôler et vérifier toutes les livraisons en collaboration avec les demandeurs ou le comité de réception s’il y a lieu.
• Affecter les équipements et mobilier au personnel et tenir à jour le registre y relatif.
• Initier et suivre les formalités douanières jusqu’à l’obtention des exonérations visées.
• Suivre et évaluer la performance des attributaires de contrats de services (sécurité, nettoyage, maintenance des équipements) afin de garantir une performance optimale et le respect des termes contractuels
• Tester régulièrement et s’assurer de la fonctionnalité des installations et dispositifs de sécurité du bureau. 
• S’assurer que les dispositions d’hygiène et de sécurité au travail sont appliquées.
• Superviser la tenue et la mise à jour de tableaux de bord, des registres de véhicules et du groupe électrogène et valider les rapports de performance des véhicules et de plans de maintenance soumis par le chef de parc.
• Gérer les cartes prépayées d’approvisionnement des véhicules du groupe électrogène et valider et soumettre à la comptabilité les états de réconciliation mensuelle y relatifs.
• Assurer l’identification des immobilisations et la tenue et la mise à jour du système de gestion et des fichiers d’inventaire, et assurer le suivi des stocks de fournitures et consommables du bureau.
• Planifier l’agenda des sessions du comité des achats (ou passation de marché) et en assurer le secrétariat.
• Suivre et gérer le stock de fournitures et petit matériel de bureau.
• Maintenir les polices d’assurance à jour y compris le renouvellement en temps opportun.
• Planifier et exécuter les prises d’inventaire périodiques et annuel aussi bien au niveau du bureau que chez les partenaires et maintenir un système de classement des documents administratifs y compris l’archivage virtuel.
• Constituer et maintenir une base de données des fournisseurs et prestataires agrées selon les procédures de IntraHealth et entreprendre les mises à jour périodiques.
• Mettre en place un système d’archivage des documents administratifs (contrats de services et autres contrats eau, bail, électricité, téléphone, gardiennage, entretien etc…), du projet sous la supervision du finance manager et s’assurer qu’ils sont renouvelés en temps opportun
• Veiller au respect des politiques et procédures administratives, financières d’acquisition et de gestion des biens.
• Exécuter toutes les opérations administratives et logistiques, en rapport avec la préparation et la coordination des visites de terrain, des voyages et missions du personnel du Projet et des partenaires, des réunions de coordination des Projets et des réunions avec les partenaires.
• Assister la Direction dans la rédaction et la mise à jour des procédures standards (SOPs) et notes de service.
• Exécuter toute autre tâche opérationnelle, administrative et logistique confiée par le supérieur hiérarchique dans le cadre du fonctionnement et de la mise en œuvre des projets