Expert en Passation de Marché et Gestion Financière et Comptable - Cotonou

Le FRSD, établi en 2019, vise à répondre aux situations de fragilité et à promouvoir un développement durable au sein des États membres de la Communauté Économique des États de l'Afrique de l'Ouest (CEDEAO). À ce jour, trois pays d’intervention ont été sélectionnés par le Fonds : la Guinée-Bissau, le Togo et le Bénin. L’objectif principal est de contribuer à la stabilité et au développement durable des États sélectionnés, à travers l'amélioration des conditions de vie, le renforcement de la cohésion sociale et la promotion de la bonne gouvernance.
Nous sommes à la recherche d'un Expert en Passation de Marché et Gestion Financière et Comptable.
Sous la supervision de l’expert en Passation de marché et Gestion financière et comptable du projet, l’assistant aura pour principale mission d’assurer les tâches définies ci-dessous. Les tâches pourront évoluer en fonction des besoins définis au cours de la mise en œuvre du projet.
Domaine Passation de marché et approvisionnement
1. Suivi des marchés de passation

• Contribuer à la gestion, la passation et le suivi des marchés prévus tout en garantissant leurs conformités avec la règlementation applicable.
• Contribuer à la mise en place de méthodes et missions de contrôles.
• Maintenir et mettre à jour le tableau de suivi des achats.
• Organiser et dispenser des sessions de formation régulières sur les procédures d’approvisionnement en fonction des besoins identifiés.
• Soutenir les partenaires de mise en œuvre (NIPs) dans la mise à jour de leurs plans d’approvisionnement.
• Documenter et organiser les échanges avec les NIPs, en veillant à la collecte et au stockage adéquat des documents liés à l’approvisionnement.
• Examiner les documents nécessitant une Non-Objection par le FRSD-FC, tels que les rapports d’évaluation et les contrats.
• Soutenir l’optimisation des flux de travail pour les Non-Objections du FRSD-FC et de la KfW.
• Assurer l’archivage systématique et la catégorisation des documents d’approvisionnement.
• Fournir des conseils et orientations aux NIPs sur les procédures d’approvisionnement et les processus d’appel d’offres.
• Offrir un soutien régulier aux NIPs concernant les tâches d’approvisionnement et la conformité aux procédures d’approvisionnement.

2. Non-Objections du bailleur

• Enregistrer et assurer le suivi des Non-Objections reçues de la KfW.
• Enregistrer et assurer le suivi des demandes de Non-Objection envoyées par les NIPs et accordées par le FRSD-FC.

3. Amélioration des documents partagés et des flux de travail

• Participer à l’amélioration continue des flux de travail liés aux mises à jour des plans d’approvisionnement.
• Expérience approfondie avec MS Excel et MS Teams, ainsi qu’une aisance à travailler en collaboration sur des documents.

4. Développement des formations et lignes directrices

• Contribuer à l’élaboration des lignes directrices pour les partenaires de mise en œuvre (NIPs), des manuels internes, des modèles et des manuels de procédures afin d’améliorer la cohérence et la conformité ;
• Assister au développement de modules de formation pour les partenaires de mise en œuvre (NIPs), en particulier sur les procédures de passation de marché et procédures de gestion financière.

5. Plans d’approvisionnement en accord avec les règlementations nationales et les accords de subvention du bailleur

• Élaborer les plans d’approvisionnement pour les projets récemment initiés.

6. Préparation et accompagnement des audits financiers et techniques

• Soutenir la préparation et l’accompagnement des audits des investissements réalisés.

 
Tâches comptables et financières
En coordination avec l’Expert en Finance et Approvisionnement (F&A), l’Assistant(e) en Approvisionnement et Finances soutiendra les processus financiers et d’approvisionnement, en garantissant exactitude, conformité et efficacité. Les tâches pourront évoluer en fonction des changements dans la configuration et l’utilisation du système comptable SunSystems ainsi qu’au cours du cycle du projet.
1. Vérification des rapports financiers

• Examiner les rapports financiers semestriels soumis par les Partenaires Nationaux de Mise en Œuvre (NIPs) et assurer :
  • La vérification de toutes les factures et leur comparaison avec les rapports financiers.
  • La documentation des observations et leur communication aux NIPs en collaboration avec l’Expert en Finance.
  • En coopération avec l’Expert F&A : surveiller la qualité de la gestion financière et fournir un retour régulier aux NIPs afin d’améliorer en continu la qualité de la gestion financière et du reporting.
• Soutenir l’Expert en Finance et Approvisionnement pour garantir la mise en conformité des rapports financiers.
  • Fournir aux NIPs des modèles de reporting mis à jour afin de minimiser les erreurs (ex. : lignes budgétaires mal allouées, fautes de frappe, erreurs de formule).
  • Mettre à jour les rapports financiers en fonction des nouvelles exigences mentionnées dans l’Annexe 8 du manuel de procédures.
• Finaliser et enregistrer les rapports financiers approuvés dans SunSystems.
• Effectuer des vérifications supplémentaires pour identifier d’éventuelles incohérences entre les rapports financiers des NIPs et ceux générés par SunSystems, et signaler les problèmes à l’Expert en Finance.

2. Rapports financiers semestriels

• Générer les rapports obligatoires pour soumission à la KfW une fois tous les rapports semestriels reçus et enregistrés dans SunSystems.

3. Demandes de décaissement

• Examiner les demandes de décaissement des NIPs et vérifier la complétude des documents requis (rapports financiers, factures, relevés bancaires, etc.).
• Compléter les formulaires de demande de décaissement de la KfW et les soumettre à l’Expert F&A.
• Soutenir l’automatisation et la simplification du processus de décaissement, notamment en intégrant des formulaires dans SunSystems pour l’extraction automatisée des données. Les suggestions d’amélioration sont encouragées.

4. Reporting et développement SunSystems

• Collecter et proposer des idées pour les rapports générés par SunSystems afin d’optimiser les flux de travail.
• Participer aux discussions et évaluations après la formation initiale et la familiarisation des NIPs avec le système.

5. Formation et lignes directrices

• Planifier et dispenser des sessions de formation financière pour les NIPs.
• Soutenir l’Expert en Finance et Approvisionnement dans l’élaboration de lignes directrices et de formations pour les NIPs.

Tâches en suivi-évaluation (M&E)

• Suivi trimestriel des activités en collaboration avec les NIPs et le Chef d'Équipe.
• Mise à jour de la base de données avec les valeurs suivies.
  Tâches et responsabilités :
  Sous la supervision de l’expert en Passation de marché et Gestion financière et comptable du projet, l’assistant aura pour principale mission d’assurer les tâches définies ci-dessous. Les tâches pourront évoluer en fonction des besoins définis au cours de la mise en œuvre du projet.
  Domaine Passation de marché et approvisionnement
  1. Suivi des marchés de passation
• Contribuer à la gestion, la passation et le suivi des marchés prévus tout en garantissant leurs conformités avec la règlementation applicable.
• Contribuer à la mise en place de méthodes et missions de contrôles.
• Maintenir et mettre à jour le tableau de suivi des achats.
• Organiser et dispenser des sessions de formation régulières sur les procédures d’approvisionnement en fonction des besoins identifiés.
• Soutenir les partenaires de mise en œuvre (NIPs) dans la mise à jour de leurs plans d’approvisionnement.
• Documenter et organiser les échanges avec les NIPs, en veillant à la collecte et au stockage adéquat des documents liés à l’approvisionnement.
• Examiner les documents nécessitant une Non-Objection par le FRSD-FC, tels que les rapports d’évaluation et les contrats.
• Soutenir l’optimisation des flux de travail pour les Non-Objections du FRSD-FC et de la KfW.
• Assurer l’archivage systématique et la catégorisation des documents d’approvisionnement.
• Fournir des conseils et orientations aux NIPs sur les procédures d’approvisionnement et les processus d’appel d’offres.
• Offrir un soutien régulier aux NIPs concernant les tâches d’approvisionnement et la conformité aux procédures d’approvisionnement.
• 2. Non-Objections du bailleur
• Enregistrer et assurer le suivi des Non-Objections reçues de la KfW.
• Enregistrer et assurer le suivi des demandes de Non-Objection envoyées par les NIPs et accordées par le FRSD-FC.
• 3. Amélioration des documents partagés et des flux de travail
• Participer à l’amélioration continue des flux de travail liés aux mises à jour des plans d’approvisionnement.
• Expérience approfondie avec MS Excel et MS Teams, ainsi qu’une aisance à travailler en collaboration sur des documents.
• 4. Développement des formations et lignes directrices
• Contribuer à l’élaboration des lignes directrices pour les partenaires de mise en œuvre (NIPs), des manuels internes, des modèles et des manuels de procédures afin d’améliorer la cohérence et la conformité ;
• Assister au développement de modules de formation pour les partenaires de mise en œuvre (NIPs), en particulier sur les procédures de passation de marché et procédures de gestion financière.
• 5. Plans d’approvisionnement en accord avec les règlementations nationales et les accords de subvention du bailleur
• Élaborer les plans d’approvisionnement pour les projets récemment initiés.
• 6. Préparation et accompagnement des audits financiers et techniques
• Soutenir la préparation et l’accompagnement des audits des investissements réalisés.
•  
  Tâches comptables et financières
  En coordination avec l’Expert en Finance et Approvisionnement (F&A), l’Assistant(e) en Approvisionnement et Finances soutiendra les processus financiers et d’approvisionnement, en garantissant exactitude, conformité et efficacité. Les tâches pourront évoluer en fonction des changements dans la configuration et l’utilisation du système comptable SunSystems ainsi qu’au cours du cycle du projet.
  1. Vérification des rapports financiers
• Examiner les rapports financiers semestriels soumis par les Partenaires Nationaux de Mise en Œuvre (NIPs) et assurer :
  • La vérification de toutes les factures et leur comparaison avec les rapports financiers.
  • La documentation des observations et leur communication aux NIPs en collaboration avec l’Expert en Finance.
  • En coopération avec l’Expert F&A : surveiller la qualité de la gestion financière et fournir un retour régulier aux NIPs afin d’améliorer en continu la qualité de la gestion financière et du reporting.
• Soutenir l’Expert en Finance et Approvisionnement pour garantir la mise en conformité des rapports financiers.
  • Fournir aux NIPs des modèles de reporting mis à jour afin de minimiser les erreurs (ex. : lignes budgétaires mal allouées, fautes de frappe, erreurs de formule).
  • Mettre à jour les rapports financiers en fonction des nouvelles exigences mentionnées dans l’Annexe 8 du manuel de procédures.
• Finaliser et enregistrer les rapports financiers approuvés dans SunSystems.
• Effectuer des vérifications supplémentaires pour identifier d’éventuelles incohérences entre les rapports financiers des NIPs et ceux générés par SunSystems, et signaler les problèmes à l’Expert en Finance.
• 2. Rapports financiers semestriels
• Générer les rapports obligatoires pour soumission à la KfW une fois tous les rapports semestriels reçus et enregistrés dans SunSystems.
• 3. Demandes de décaissement
• Examiner les demandes de décaissement des NIPs et vérifier la complétude des documents requis (rapports financiers, factures, relevés bancaires, etc.).
• Compléter les formulaires de demande de décaissement de la KfW et les soumettre à l’Expert F&A.
• Soutenir l’automatisation et la simplification du processus de décaissement, notamment en intégrant des formulaires dans SunSystems pour l’extraction automatisée des données. Les suggestions d’amélioration sont encouragées.
• 4. Reporting et développement SunSystems
• Collecter et proposer des idées pour les rapports générés par SunSystems afin d’optimiser les flux de travail.
• Participer aux discussions et évaluations après la formation initiale et la familiarisation des NIPs avec le système.
• 5. Formation et lignes directrices
• Planifier et dispenser des sessions de formation financière pour les NIPs.
• Soutenir l’Expert en Finance et Approvisionnement dans l’élaboration de lignes directrices et de formations pour les NIPs.
• Tâches en suivi-évaluation (M&E)
• Suivi trimestriel des activités en collaboration avec les NIPs et le Chef d'Équipe.
• Mise à jour de la base de données avec les valeurs suivies.