Responsable des Relations Avec L’agence de Voyages (H/F) - Dakar

Le Responsable des Relations avec l'Agence de Voyage (H/F) sera chargé de coordonner et de superviser la collaboration entre le Comité d'Organisation des Jeux Olympiques de la Jeunesse Dakar 2026 et l'Agence de Voyages sélectionnée pour la gestion opérationnelle des réservations, facturations et paiements. Ce rôle est crucial pour assurer une gestion fluide et efficace des services d'hébergement pour tous les participants et parties prenantes.
Le Responsable des Relations avec l’Agence de Voyages sera également impliqué dans les activités du Département Hébergement, ce qui peut impliquer d’assumer d’autres responsabilités au sein du Département.
Le Responsable des Relations avec l’Agence de Voyages participera à toutes les activités pertinentes liées à l’hébergement que lui confiera la hiérarchie.
Gestion de la Relation avec l'Agence de Voyages :

• Être le point de contact entre l'Agence de voyages et le Département Hébergement des JOJ Dakar 2026.
• Suivre la bonne exécution des prestations définies dans le contrat signé avec l'Agence de Voyages.
• Assurer la communication entre l'Agence et les autres FA impliquées dans la gestion de l’hébergement.
• Résoudre tout problème ou toute situation complexe liée aux réservations, facturations et paiements.

Supervision des Réservations et Facturations :

• Suivre et coordonner la collecte des réservations des différents groupes de clients via la plateforme digitale mise en place.
• Vérifier la conformité des réservations avec les besoins des clients et les offres des hôtels partenaires.
• Contrôler la réception et le traitement des factures des hôtels et la bonne émission des factures à l'attention des groupes de clients.

Suivi des Paiements :

• S'assurer de la collecte des paiements des clients dans les délais et du respect des procédures financières mises en place.
• Suivre les paiements à effectuer pour les hôtels partenaires et suivre les éventuelles anomalies, réclamations ou toute autre préoccupation.

Reporting et Suivi Administratif :

• Assurer un suivi quotidien des réservations, paiements et facturations et produire des rapports réguliers pour la hiérarchie avant, pendant et après les JOJ Dakar 2026.
• Participer à la mise en place d’indicateurs de performance et à la gestion de la base de données des réservations et activités liées à l’hébergement.

Gestion des Problèmes et Relations Client :

• Participer à la prise en charge des préoccupations et demandes des groupes de clients dans le cadre de la gestion de l’hébergement.

Mettre en place des solutions rapides et efficaces en cas de désagrément ou d'incident avec l'agence de voyage ou les hôtels partenaires.