Logisticien Capitale - Conakry

RESPONSABILITES DU POSTE :
Le logisticien capitale a pour Responsabilités :
Assurer la Gestion des Achats de la Délégation

• Réceptionner et vérifier les Réquisitions (pour achat et/ou pour devis) émises par les autres services (Programmes, Admin, finance, Sous Délégation) ;
• Rédiger les réquisitions pour le département logistique puis soumettre à validation ;
• Rédiger les demandes de cotations ;
• Réceptionner les devis/cotations (relancer si besoin) ;
• Analyser les offres des fournisseurs ;
• Monter les dossiers d’achats suivant la GRR et le MOPI puis soumettre à validation ;
• Placer les BC/contrats auprès des fournisseurs ;
• Veiller au respect de la qualité et des délais de livraisons (relancer si besoin) ;
• Suivre et documenter les livraisons ;
• Suivre le paiement des fournisseurs avec le département des finances ;
• Collecter les factures de loyer, d’eau, d’électricité, …etc et connexion internet du bureau et des maisons et procéder à leur règlement avant les échéances fixées

Assurer l’interface entre les Sous Délégations et la Délégation pour tous les achats effectués en capitale

• Réceptionner les réquisitions des demandeurs (Sous Délégation) et mettre à jour le suivi des achats ;
• Contrôler, valider et s’assurer d’avoir toutes les validations requises selon la Grille de Répartition des Responsabilités (GRR) ;
• Assurer le suivi régulier avec les Sous Délégations ;
• Contrôler, valider et faire valider la qualité des livraisons aux programmes et aux autres services demandeurs ;
• Informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes ;
• Réceptionner les livraisons puis organiser les expéditions vers les Sous Délégations ;
• Tenir le « Suivi des Achats » à jour

Assurer la Gestion des Stocks

• Contrôler les documents et les marchandises à la réception, en cas de nécessité, organiser un Contrôle Qualité avec les départements techniques concernés ;
• Assurer la gestion administrative des stocks sous sa responsabilité (mise à jour des fiches de stocks, fiche de pile, …etc.) ;
• Tenir à jour le rapport des stocks mensuellement puis le partage aux équipes ;
• Assurer l’entretien, le nettoyage des locaux, s’assurer de la sécurité et faire organiser le stockage des marchandises ;
• Assurer l’archivage des documents administratifs liés aux livraisons et réceptions des marchandises ;
• Supporter les programmes dans leurs activités de réception des produits.Assurer l’archivage des Dossiers a Gestion des Stocks
• Procéder à l’archivage physique des dossiers d’achats et logistique suivant le MOPI et les recommandations faites par le Coordinateur Logistique ;
• Procéder mensuellement à l’archivage numérique des dossiers d’achat et logbook clôturés et vérifiés conformes ;
• Archiver les documents d’expédition (Waybill, BL, GRN, etc.)

 
Assurer la Gestion du Parc Automobile, Générateurs, des Transports et des Hébergements de la Délégation

• S’assurer que les TomCard Fuel sont bien tenues et la gestion est traçable ;
• Superviser et réaliser les tests de conduite des DMI suivant délégation du Coordo Log/HoD ;
• Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (logbook, carte grise, assurance, contrats, vignette, visite technique)
• S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la délégation.
• Responsable de la planification des mouvements de véhicules de la coordination et des pickup/drop-off aéroports ;
• Procéder aux réservations dans les hôtels retenus par la Délégation et organiser les hébergements des visiteurs ;
• S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;
• Participer à la consolidation des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules et générateurs

 
Assurer la gestion des biens et matériels de la Délégation

• Superviser l’allocation et l’utilisation des équipements ;
• Élaborer des fiches de responsabilité et fait signer à tout utilisateur d’équipement
• Préparer et mettre à jour les dossiers des équipements de la capitale ;
• Suivre les mouvements des équipements dans le fichier central et mettre à jour les informations y afférentes 
• S’assurer que les équipes utilisent et s’occupent des équipements de façon adéquate ;
• Installer et vérifier l’installation des équipements de petit calibre (PC ; imprimante etc.);
• Suivre la réparation des équipements et mettre à jour sa base des données conformément aux informations à sa portée ; 
• Vérifier et classer les équipements en état de fonctionnement et ceux qui sont défectueux et fait des recommandations pour les jeter ou les réparer ;
• Classer et archiver les dossiers administratifs liés à la gestion des équipements

 
Assurer la gestion et le suivi des moyens généraux

• Veiller à la bonne réalisation des travaux de constructions et de réhabilitations ;
• Être responsable de la maîtrise d’œuvre des constructions, réhabilitations et maintenance (eau, électricité, plomberie, étanchéité, climatisation et chaine de froid, etc.) des structures nécessaires au fonctionnement du bureau et des maisons/résidences ;
• Participer à l’approvisionnement en eau et en énergie de toutes les structures nécessaires au fonctionnement du bureau et du cadre de vie ;

 
Assurer la gestion des demandes d’exonérations (douanes, TVA) et de licences d’importations

• S’assurer de la rédaction et de l’archivage de toute la documentation liée aux différents transports de colis à destination des sous délégations ;
• Rédiger tous les documents de demande de licence d’importation, demande d’exo douanes &TVA puis les soumets à validation ;
• Suivre les procédures de dédouanement et d’exonération des médicaments et du matériel importé auprès des autorités administratives (Ministères, DG Douanes, DGI…etc) ;
• Apporter un soutien au Coordinateur Logistique dans le suivi des frets et des expéditions nationaux et internationaux

 
Contribuer la gestion de la sécurité

• Veiller à la sécurité en collaboration avec Le Coordinateur Logistique ;
• Participer au briefing des équipes CRf aux règles de sécurité ;
• Contrôler la bonne application des procédures et règles de sécurité, les rappelle et alerte le Coordinateur Logistique ou le chef de Délégation ;
• Former le personnel à l’utilisation des différents outils de communication (téléphones satellite, etc.) ;
• Participer aux rencontres de sécurité avec les partenaires et contribue aux analyses sur la sécurité ;
• Entretenir un réseau efficace avec les acteurs locaux sur les questions de contexte et de sécurité, collecter et analyser des informations puis les partager avec le Coordinateur Logistique ou le chef de Délégation pour nourrir l’analyse de risques et de contexte ;
• Entretenir de bonnes relations avec les partenaires du mouvement (SNH, PNS, CICR, FICR) pour le suivi de la sécuritéAssurer la gestion d’équipes
• Participer au recrutement du staff logistique en capitale ;
• Planifier le travail et les congés de son équipe (chauffeurs & gardiens) ;
• Organiser des réunions d’équipe, des points individuels réguliers et exceptionnels. Élaborer les PAI et veiller aux évaluations de son équipe ;
• Veiller à la bonne gestion des conflits dans son équipe ;
• Apporter un soutien technique à toute l’équipe de la mission si nécessaire ;
• Remplacer provisoirement ou apporter une aide aux logisticiens sur les bases en cas de besoin

 
Assurer le Reporting

• Rédiger les rapports mensuels logistiques qu’il transmet au Coordinateur Logistique à la fin de chaque mois au plus tard le 05 du mois suivant (Suivi conso véhicules et générateurs, Liste des équipements, Suivi des Achats, Rapport des stocks, etc.) ;
• Participer à l’élaboration des rapports bailleurs : rapport finaux et intermédiaires concernant la partie logistique ;
• Participer à l’élaboration des budgets lors des différentes écritures de nouveaux projets

 
Il/Elle effectue toutes autres tâches assignées ou déléguées par le Coordinateur Logistique
Autres :

• Travailler dans le but de l'accomplissement des objectifs de la CRF/CRG dans le cadre d'un travail d'équipe Respecte les principes et valeurs du mouvement de la Croix-Rouge / Croissant-Rouge ;
• Assurer la confidentialité des informations de la CRF /CRG ;
• Respecter les procédures administratives, financières et opérationnelles ainsi que le règlement intérieur en vigueur à la CRF/CRG ;
• Assurer une bonne relation de travail avec les acteurs du mouvement CRCR et tout autre partenaire de la CRF/CRG ;

• Faire des propositions concrètes et pertinentes au regard des objectifs de la CRF ;