Chef Département Administration et Finances - Cotonou / Togo / Ghana / Nigeria / CI

Nous sommes à la recherche d'un Chef Département Administration et Finances.

Missions

• Sous l’autorité du Secrétaire Exécutif, le chef du département de l’administration et des finances définit et coordonne la gestion administrative et financière tout en participant de façon opérationnelle au montage et au suivi financier des programmes et projets.

Établissement des principaux documents : comptabilité et la gestion des audits

• Superviser les travaux comptables ;
• Superviser la réalisation des rapprochements bancaires ;
• Valider les rapports financiers périodiques ;
• Superviser les travaux de clôture des comptes et établir les documents comptables demandés par le SE de OCAL conformément aux normes comptables applicables à OCAL (bilan, comptes de trésorerie, inventaires, Rapport financier, rapport de gestion) ;
• Préparer et participer aux missions de contrôle des auditeurs ;
• Préparer les informations comptables et financières à l’intention des bailleurs à leur demande (Coordonner l’élaboration des rapports financiers statutaires) ;
• Élaborer en collaboration avec le Service Comptabilité les rapports financiers à soumettre aux partenaires techniques et financiers ;
• Organiser les réunions régulières du personnel en charge des Finances
• Gérer les relations avec les services fiscaux, les services sociaux, les auditeurs, les assureurs et les établissements bancaires ;
• Veiller à la conformité des documents comptables et fiscaux vis-à-vis de la réglementation et des normes.

Gestion budgétaire

• Élaborer le budget annuel global d’OCAL et actualiser le tableau budgétaire pour présentation aux réunions Finances ;
• Suivre quotidiennement le budget global, des dépenses engagées par rapport au prévisionnel ;
• Élaborer les budgets des nouveaux des projets ;
• Assurer le suivi budgétaire des projets ;
• Coordonner la réalisation du suivi budgétaire et la production des rapports d’exécution budgétaire ;
• Mettre à la disposition des projets et programmes, les ressources prévues.

Gestion de la trésorerie

• Superviser l’ouverture, la gestion et la fermeture des comptes bancaires des projets mis en œuvre par l’OCAL ;
• Élaborer et suivre le plan de trésorerie mensuel et trimestriel du projet ;
• Suivre quotidiennement la situation de la trésorerie des différents projets
• Gérer les demandes de décaissement auprès des bailleurs ;
• Gérer les décaissements en faveur des entités de mise en œuvre des projets.

La conception et le respect des procédures et la gestion administrative

• Mettre à jour les procédures administratives et financières ;
• Suivre le respect des procédures administratives et financières ;
• Superviser la gestion du patrimoine de l’OCAL ;
• Superviser l’équipe des comptables ;
• Superviser les activités administratives (contrats de locations, entretiens, sécurité conseil juridique, etc ;
• Superviser l’organisation des ateliers, séminaires et réunions ;
• Veiller à l’application des dispositions du manuel de procédures administratives, comptables et financières.

Gestion des Ressources Humaines

• Mettre en œuvre le Manuel de Gestion des Ressources Humaines validé par le CDP
• Superviser l’établissement des contrats de travail du personnel ;
• Suivre les évaluations annuelles du personnel ;
• Faire respecter les procédures de gestion des ressources humaines ;
• Préparer et suivre les dossiers de formation et de perfectionnement du personnel ;
• Élaborer un plan de formation.

Administration et gestion projet

• Apporter au Secrétaire Exécutif, conseil et assistance sur l’ensemble des problématiques administratives et financières ainsi qu’en en matière de contraintes
• fiscales et comptables, dès que nécessaire en accompagnant le cas échéant toute démarche de changement ;
• Conseiller et assister les responsables hiérarchiques dans la fonction administrative, comptable et financière ;
• Participer à l’élaboration des business modèles et des business plans des projets
• Conseiller et assister les chefs de Projet dans la gestion opérationnelle des projets
• Préparer avec les chefs de projet les rapports d’activités mensuels, trimestriels et annuels sur l’avancement et la réalisation des projets exécutés par l’OCAL ;
• Exécuter toute autre tâche professionnelle confiée par la hiérarchie.