Assistant de Direction

Nous recrutons un Assistant de Direction.
Missions :

• L’assistant de direction a pour mission d’assister un ou plusieurs responsables, notamment le Directeur Général, afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacement, communication, préparation de réunion, suivi des activités) ;
• Elle sert d’interface entre la Direction générale et les services rattachés.

Les missions :

• Recevoir les mails parvenus à l’adresse mail de l’entreprise, les traiter, les envoyer aux services compétents et suivre de bout en bout
• Veiller et s’assurer que les mails soient reçus par les destinataires et qu’ils soient traités dans les délais impartis par type de requête
• Enregistrer, traiter et acheminer des courriers entrants et sortants
• Planifier et organiser les réunions et les rendez-vous (tenue de l’agenda) de la direction générale
• Effectue les tâches administratives et de secrétariat : rédaction de courrier, de lettres  administratives et des lettres de relances internes et externes et de tout autre document administratif
• Coordonner et contribuer fortement à la mise en œuvre effective du projet qualité en interne : de la diffusion des procédures, de la communication effective sur le projet. La mise à jour des procédures, la rédaction de nouvelles procédures
• Contribue activement à la mise en place d’une politique efficace de gestion et de fidélisation des tiers (CRM/ SRM)
• Suivi des paiements des clients locaux et relances
• Recevoir les rapports des différents Départements soit hebdomadaires, soit mensuels, les consolider et faire un rapport de synthèse pour la Direction Générale, en prélude aux réunions hebdomadaires Enregistrer les résolutions des différentes réunions (comité/revues de direction, réunions de Services, réunions externes, ) et suivre la mise en œuvre des résolutions/des actions correctives.
• Elaborer et suivre la mise en œuvre d’un plan de communication annuelle au sein de l’entreprise (planning de réunions des synthèses d’orientation, des réunions commerciales, des réunions stratégiques, des réunions de suivi…)
• Organisation des achats de matériels de bureau et autres courses de la direction générale

A         autres missions

• Suivi des activités de location du Directeur Général : suivi et relance des paiements
• Suivi des appels d’offres ENEO et autres.