Administrative and Finance Officer SRPS - Ouagadougou

1.Contexte du projet
Le programme de renforcement de la paix et de la stabilité régionales (SRPS) en Afrique de l'Ouest est un programme quinquennal financé par l'USAID et mis en œuvre par DAI. Le programme soutient les efforts des Africains de l'Ouest pour faire face aux risques d'instabilité liés aux conflits, et donne la priorité aux interventions ciblées en matière de gouvernance, de prévention des conflits et de la violence, de consolidation de la paix et de prévention et de lutte contre l'extrémisme violent (P/CVE) dans l'ensemble de la région. Les interventions du programme s'attaqueront aux causes de la fragilité et se concentreront sur les approches de bonne gouvernance, la prévention et la réponse aux conflits et les interventions de lutte contre l'extrémisme violent dans certains pays cibles du Sahel et de l'Afrique de l'Ouest côtière.

2. Objectifs de la mission

Le titulaire du poste sera chargé de répondre aux besoins administratifs et financiers quotidiens du projet et jouera également un rôle essentiel en veillant au respect des politiques financières, des politiques et procédures du projet, des réglementations, des contrôles et des systèmes d'information. Il/elle fournira un soutien en matière de comptabilité et d'analyse financière au bureau du projet et veillera à ce que les rapports financiers soient soumis dans le respect des délais internes. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l'équipe des opérations et des finances pour assurer une mise en œuvre harmonieuse du programme SRPS en conformité avec les règles et règlements de l'USAID et de la DAI, ainsi qu'avec le directeur national pour les besoins spécifiques du pays.
 
3. Tâches et responsabilités
Les principales responsabilités du chargé administratif et financier sont les suivantes :
 
Administratif :

• Veiller à l'utilisation du système d'opérations et d'approvisionnement de la DAI (TAMIS).
• Il tient à jour les enregistrements électroniques et les fichiers de tous les documents de sauvegarde requis dans les plates-formes de système de la DAI concernées, y compris tous les fichiers papier requis.
• Gérer le stock de papeterie et de fournitures de tout le bureau et superviser la gestion des fournitures dans les bureaux provinciaux.
• Gérer les chauffeurs/logisticiens de projet et le(s) nettoyeur(s) de bureau.
• Superviser les dispositions logistiques pour les événements, la location des locaux, l'organisation de l'hébergement, le transport, la coordination avec les participants et les experts invités.
• Assister le directeur national et d'autres membres du personnel opérationnel de haut niveau, le cas échéant.
• Apporte son soutien aux opérations quotidiennes du bureau et aux besoins logistiques.
• Soutenir le responsable des ressources humaines dans la gestion des ressources humaines du personnel, selon les besoins.
• Assurer la couverture des congés du personnel, le cas échéant.
• Remonter immédiatement tout problème à son supérieur hiérarchique.
• Être prêt à se rendre sur les sites de mise en œuvre des projets, le cas échéant.

Finance :
 
Gestion de la trésorerie :

• Initier les demandes de virement pour la mise en œuvre des projets sur le terrain conformément au calendrier de DAI.
• Enregistrer quotidiennement toutes les transactions financières dans le système de comptabilité de terrain (FAS) ou dans les FER.
• Assurer la protection des chèques bancaires, des recettes en espèces et de la petite caisse.
• Recevoir et vérifier les factures des fournisseurs et des consultants ainsi que les documents justificatifs.
• Vérifier l'exactitude des dépenses et les codes comptables du projet.
• Assurer le traitement précis et opportun des factures, des avances et des remboursements, des chèques et des paiements par virement bancaire.
• Charger les FER dans Oracle et les systèmes comptables selon le calendrier de DAI.
• Compiler la documentation de sauvegarde pour toutes les transactions liées au projet et s'assurer que l'exhaustivité et l'examen ainsi que les approbations appropriées sont documentées.
• Maintenir un classement précis des justificatifs de paiement et des autres documents financiers et effectuer des vérifications ponctuelles régulières des dossiers financiers du projet.
• Veiller à ce que les documents de sauvegarde soient scannés et téléchargés dans le système approprié dans les délais fixés.

Calcul et versement des salaires :

• S'assurer que les profils des employés sont à jour.
• Préparer toute la documentation pour le traitement et paiements de salaires en temps voulu et avec précision pour le bureau et s'assurer que les soldes de congés et les impôts sur les salaires sont exacts.
• S'assurer que les salaires sont versés, que la paie est enregistrée dans le système comptable et que les bulletins de paie individuels sont distribués à tous les employés dans les délais impartis.
• Préparer la documentation nécessaire pour tous les prélèvements d'impôt (Iuts, Bails, TVA et ISB et autres) ainsi que les cotisations sociales.
• Suivre et contrôler les soldes de congé.
• Faire le suivi de l’enregistrement des contrats de travail auprès des services compétents.
• Veiller à ce que le personnel respecte la politique et les procédures de timesheet.
• Maintenir une stricte confidentialité.

Avances et remboursements de frais de voyage :

• Travailler avec le directeur financier pour approuver et distribuer les montants des avances de voyage conformément à la politique du SRPS en matière d'avances de voyage.
• Vérifier l'exactitude et la conformité des demandes de voyage et des notes de frais.
• Suivre les procédures pour assurer le paiement et le rapprochement exacts et opportuns des avances de voyage, des remboursements pour les voyages du personnel et des partenaires.
• Examine et surveille le rapport sur les avances en suspens en accordant une attention particulière aux avances qui n'ont pas été réglées dans les 30 jours suivant leur émission.

Budgétisation et établissement de rapports :

• Participer à l'élaboration des estimations budgétaires pour les activités et les événements techniques.
• Aider à la production de rapports de dépenses, suivre et analyser les dépenses budgétaires des activités techniques avec l'équipe chargée des contrats de sous-traitance, de l'approvisionnement et des subventions.
• Aider à la production de rapports de dépenses sur les autres coûts directs, suivre et analyser les dépenses.
• Participer à la préparation des projections financières mensuelles pour le projet.
• Aider à l'établissement des rapports trimestriels de régularisation et d'autres rapports financiers à l'intention de l'USAID.
• Autres tâches assignées.