Office Manager - Abidjan

Dans le cadre de la mise en place du pilote du Hub Ivoire Tech (HIT),  qui a pour ambition de créer le plus grand campus de startups et le meilleur écosystème entrepreneurial sous régional.
La Fondation Jeunesse Numérique recherche actuellement un(e) Office Manager pour rejoindre son équipe.
Missions :
Rattaché à la Direction Exécutive de la Fondation Jeunesse Numérique, l’Office Manager occupe un poste polyvalent. Il est principalement en charge de (i)la gestion financière & administrative, (ii)la définition de l'offre de service, (iii)du recrutement, (iv)et l’arbitrage des priorités. 
Il est le responsable de l'organisation et de l’atteinte des objectifs fixés au HIT par la hiérarchie. Il doit fournir une vision claire de la stratégie et des objectifs du campus, tout en veillant à ce que les opérations quotidiennes soient gérées de manière efficace.
L’Office Manager est également le coordonnateur des activités de toute l’équipe opérationnelle. Il aura pour mission d’optimiser les ressources à disposition.
Il sera le principal ambassadeur du HIT et participera donc directement à sa “réputation”.
Il est responsable de la gestion de toutes les opérations quotidiennes du campus, notamment la maintenance du bâtiment, la sécurité, la gestion des ressources humaines, la logistique, la comptabilité, le financement ou encore les problématiques administratives et juridiques. Il doit s'assurer que le bâtiment est toujours en bon état et que les startups et les partenaires hébergés sur le campus ont un environnement de travail sûr et confortable.
Il doit également s'assurer que les différents programmes et startups hébergés sur le campus disposent de toutes les ressources nécessaires.
Au titre de la Gestion Administrative

• il supervise les tâches administratives quotidiennes pour assurer le bon fonctionnement du centre
• il gère les fournitures de bureau et les équipements nécessaires
• Il accueille et oriente les visiteurs, les entrepreneurs et les partenaires
• Il assure le support administratif pour les résidents
• Il organise et maintient les dossiers administratifs, y compris les contrats, les factures et les documents financiers
• Il assure la confidentialité et la sécurité des informations sensibles
• Il aide à la gestion des ressources humaines, y compris le recrutement, l'intégration et la gestion des dossiers des employés
• Il gère les plannings et les congés du personnel
• Il identifie et propose des améliorations pour optimiser les processus administratifs et opérationnels.
• Il met en place des initiatives pour améliorer l'efficacité et la productivité du Centre

Au titre de la Gestion des Installations

• Il gère l'utilisation des bureaux, des salles de réunion et des espaces communs
• Il assure la propreté et l'entretien des installations
• Il coordonne les services de maintenance et les réparations nécessaires
• Il gère les relations avec les fournisseurs et les prestataires de services

Au titre du support aux Événements et Activités

• il planifie et organise des événements internes et externes, tels que des ateliers, des séminaires et des conférences
• il coordonne les besoins logistiques, tels que la réservation de salles, l'équipement audiovisuel et la restauration
• Il planifie et organise des réunions internes et externes
• Il prépare les agendas, les comptes rendus et les documents nécessaires

Au titre du support aux résidents de HIT

• il coordonne les services de soutien offerts aux startups, tels que le mentorat, les consultations juridiques et les services de marketing
• il assure la liaison entre les résidents et les ressources disponibles au sein de l'incubateur
• il facilite la communication entre tous les résidents
• il assure la diffusion des informations importantes et des mises à jour au sein du centre