Procurement and Logistics Officer SRPS - Ouagadougou

1. Contexte du projet

Le programme de renforcement de la paix et de la stabilité régionales (SRPS) en Afrique de l'Ouest est un programme quinquennal financé par l'USAID et mis en œuvre par DAI. Le programme soutient les efforts des Africains de l'Ouest pour faire face aux risques d'instabilité liés aux conflits, et donne la priorité aux interventions ciblées en matière de gouvernance, de prévention des conflits et de la violence, de consolidation de la paix et de prévention et de lutte contre l'extrémisme violent (P/CVE) dans l'ensemble de la région. Les interventions du programme s'attaqueront aux causes de la fragilité et se concentreront sur les approches de bonne gouvernance, la prévention et la réponse aux conflits et les interventions de lutte contre l'extrémisme violent dans certains pays cibles du Sahel et de l'Afrique de l'Ouest côtière.

2. Description du poste

Le (la) chargé(e) d’achat et logistique sera chargé de soutenir l'achat de biens et de services au sein du bureau national, à l'appui des activités de subvention en nature, des activités non subventionnées et des opérations de bureau. Il/elle jouera également un rôle essentiel dans le maintien des fonctions de bureau telles que le soutien à l'administration générale du bureau, aux réunions et à la logistique. Le responsable des achats et de la logistique travaillera en étroite collaboration avec le directeur des opérations et le spécialiste des achats afin d'assurer une mise en œuvre harmonieuse du programme SRPS dans le respect des règles et réglementations de l'USAID et de la DAI, ainsi qu'avec le directeur national pour les besoins spécifiques du pays.

3. Tâches et responsabilités

Les principales responsabilités de chargé(e) d’achat et logistique :

• Soutenir les opérations quotidiennes du projet, notamment en coordonnant la maintenance des équipements avec les départements concernés, en gérant l'achat de fournitures de bureau et d'autres besoins opérationnels et en veillant au respect des règles et réglementations de l'USAID et de la DAI.

• Il est responsable de l'acquisition d'une compréhension globale du Manuel des opérations sur le terrain (FOM) du projet afin de s'assurer que les politiques, les procédures et/ou les pratiques sont respectées.
• Gérer la coordination de la logistique pour les réunions, les ateliers, les formations et autres événements.
• Aider à l'acquisition de biens et de services et fournir un soutien aux opérations quotidiennes du bureau du programme et aux besoins logistiques.
• Superviser les dispositions logistiques pour les déplacements et les opérations du projet.
• Superviser la gestion des véhicules et du carburant.
• Effectuer une sélection des fournisseurs, partenaires et bénéficiaires du projet et tenir les registres appropriés.
• Coordonner avec le personnel chargé de la passation des marchés la préparation des cahiers des charges et des documents d'appel d'offres afin de permettre une préparation et une mise en concurrence efficaces et efficientes.
• Travailler avec le spécialiste des achats pour effectuer des achats compétitifs de biens et de services et négocier avec les vendeurs.
• Gérer les relations avec les fournisseurs de biens et de services, les contacts et les listes de préqualification.
• Tenir à jour les listes et les calendriers des marchés publics locaux.
• Solliciter des offres et des devis auprès des fournisseurs pour des articles conformes aux politiques du programme.
• Soutenir l'évaluation des offres et des demandes en termes d'admissibilité, d'attribution, de caractère raisonnable et de cohérence, et superviser le processus de sélection des fournisseurs.
• Délivrer des contrats de sous-traitance, des bons de commande, des ordres de mission et des avenants ; organiser une réunion de lancement pour expliquer les termes, les conditions, les rôles et les responsabilités.
• Inspecter les biens ou vérifier les services, confirmer la livraison et la réception des biens, et contrôler l'utilisation et l'élimination des biens.
• Confirmer que toutes les factures ont été reçues et soumises pour paiement.
• Coordonner la transmission et la réception d'articles pouvant nécessiter un dédouanement et d'autres bureaux de réglementation.
• Aider à rassembler, scanner et classer la documentation du projet sous la direction du personnel du projet concerné (achats, subventions, finances, etc.).- Veiller à ce que tous les documents requis soient téléchargés dans la base de données des achats TAMIS.
• Tenir l'inventaire des biens du projet.
• Contribuer à l'organisation des voyages du personnel du projet et des visiteurs.
• Assurer les services de messagerie en fonction des besoins.
• Autres tâches assignées par le directeur national et/ou le directeur des opérations.