Agent(e) Administratif(ve) et Logistique - Bouaké

Développement international Desjardins est présentement à la recherche d’un(e) Agent(e) Administratif(ve) et Logistique pour la réalisation du projet Vulnérabilité réduire des femmes de la filière manioc du Gbêkê de Côte d’Ivoire aux changements climatiques et à la sécurité alimentaire. D’une durée de plus de 5 ans, le projet vise à accroître l’adaptation aux changements climatiques et à la sécurité alimentaire des femmes de la filière manioc de la région de Gbêké, en travaillant à lever les principales contraintes qui limitent l’adaptation aux changements climatiques.
Missions :
Relevant du directeur de projet, la personne recherchée contribue à la réalisation des activités opérationnelles et administratives du projet. Son rôle consiste à appuyer le directeur et l’équipe projet puis à fournir le soutien administratif, logistique et de secrétariat nécessaire au bon fonctionnement des activités. Plus particulièrement :

• Assurer l’accueil des visiteurs et le respect des standards établis : accueil et orientation des visiteurs, réception et ventilation des courriers et des appels.
• Fournir un support logistique à la réalisation des missions techniques (billet avion, réservation d’hôtel, transport, etc.) avec un souci d’efficience et de respect des cadres en place.
• Gérer la relation avec les agences de voyage agrées par le projet.
• Participer à la gestion administrative du personnel, notamment en ce qui a trait aux feuilles de temps, demandes de mission, comptes de dépenses, demandes de congés, etc. 
• Appuyer le directeur dans l’application rigoureuse des normes de qualité visant les productions écrites de l’équipe.
• Remettre les chèques de paiements fournisseurs dans les délais impartis et mettre à jour le registre prévu à cet effet.
• Assurer la gestion de la petite caisse destinée aux dépenses courantes du projet, selon les dispositions du manuel de gestion interne (renflouement, transactions, rapport).
• Assurer la gestion du véhicule du projet : élaboration planning de sortie, suivi consommation du carburant, suivi tenue carnet de bord, entretien périodique.
• Appuyer l’organisation et la tenue des réunions, notamment en ce qui trait à la préparation de la salle, à la prise de notes, élaboration du procès-verbal et assurer le suivi des décisions prises.
• Participer à la mise en place du processus d’acquisition de biens et de services, à la préparation et le suivi des contrats de biens et de services, effectuer les contrôles requis afin d’assurer du respect des normes de qualité et des processus en matière d’approvisionnement et achats.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements du bureau, du matériel informatique et à la propreté des locaux et assurer le suivi de l’inventaire.
• Assurer un classement rigoureux de l’ensemble des documents reliés au projet et ce, en conformité avec les outils en place et les normes de sécurité de l’information.
• Tenir à jour un registre de suivi des assurances (véhicules, locaux, maladie).
• Collaborer à la mise en place de processus, de contrôles et de méthodes de travail afin d’améliorer l’efficience.
• Participer à la vigie sur la sécurité physique des locaux, en lien avec le Directeur.